QQ 和 Tel 的工作效率问题

我一直认为 QQ 和 Tel(电话)是一种降低工作效率的沟通方式.

高效的工作方式是 Email(电子邮件)、Ticket(工单)等。

我说 QQ 低效,是因为 QQ 产生的废话太多,浪费大量时间,因为 QQ 产生废话的成本太低了,根本就是一个回车的问题,而且说话都没有经过大脑,想说就说了。

更有甚者一直在发牢骚,你回复吧,浪费时间,不回复吧,那边就继续追问等等。我真的不喜欢跟网友聊“家常”……

你有见过用电子邮件聊天的么?基本上来说一个问题,你通过电子邮件,一般会思考下如何表达问题可以更准确,让对方可以很明确的了解自己的意图,但是 QQ 说话基本上都是东一句西一句,完全晕了。

QQ 还有一个弊端,就是骚扰,当有问题之后,我们首先要做的是想办法处理问题,但是QQ一直闪,一直被人催。你能想到什么好的方法? 就像我们在一个乱哄哄的地方做事情一样,根本就不可行。

Tel,更是一个低效的,当你处理某问题的时候,一会来一个电话,别说处理问题了,烦都烦死了。

电话可能唯一的优势是告诉你“我有发一个电子邮件给你,麻烦帮我看下”,“我给你一个工单,麻烦处理下”。但是 90% 的人是在电话里直接说问题。其实 99.999% 的情况下我真的听不懂你在说什么:首先是口音问题;再者就是网络上的很多术语;每个人的发音差别很大,就算经常书面沟通的朋友用电话交流起来也有一定的障碍。

电话和 QQ,作为即时通讯的工具,最麻烦的问题是保持双方在线。在线就代表着你要立即回复,不关乎别的,就因为你不回复别人就会认为你不理人,伤了感情。

例如我 QQ 下线,手机关机或者不在服务区,那么就无法交流。但是邮件和工单,没有离线的说法,你发一个邮件到我邮箱,我一定能看到(请确保不是垃圾邮件),并且可以在有处理能力的时候的最快的时间答复你。

为什么说有处理能力的时候呢?例如,你提到一个问题急需我处理,但是我身边没有电脑,那么我可能会先回复你告诉我现在的情况,然后尽快找到电脑帮你处理问题。这比QQ和电话好太多了,过一会,我有能力处理了,那么我只需要再认真看下邮件即可,而不会因为换地方上 QQ 或者忘记电话里说的什么事情而再重复该工作。(甚至于若干年后,我仍然可以找到这个事情。但是电话,恐怕你说完我就不记得了。)

我喜欢慢节奏的生活,这样不会太累。而且时间碎片可以得到非常好的利用,例如我可以在等待火车的时候看看新闻或者邮件,而不需要天天抱着电脑前等 QQ。

即时? 这是一种折磨和痛苦……

以上只是我自己的一些体会,我们来看下知乎上的回答,URL:http://www.zhihu.com/question/20409003

一些比较经典的答案摘录下,以作备用:

安江泽:

邮件优势在于:1. 延时互动; 2. 回复/对话;3. 存档/回顾;

1.邮件是一种延时互动,因此是一种全天候的交流工具。而 IM 不是,如果你在 IM 上找不到一个人,你不会和他说太多的东西。但是写邮件的时候你可以毫无顾虑——只要对方定时检查邮箱就可以了;

2.回复和对话的支持,是交流内容的组织。IM 不论一对一还是群组,信息都是实时的时间流,不同的内容没有任何组织。如果 2 组人说 2 两件事情,时间线就乱套了。基本看不明白,或者频繁的加回 xxx, @xxx。

3.存档/回顾。尤其是基于回复和对话 的存档/回顾,是深度思考和交流的根本。邮件的交流通常建立在认真阅读前人的发言为前提,深入理解并回复的基础上的。IM的消息历史是按照时间流组织的,回顾成本很高,根本做不到认真阅读理解并回复。

以上三条IM如果没有办法解决或颠覆,还是替代不了邮件的。

pansz:

更重要的一点应该是:自由。

电子邮件具有全世界通用的协议。所以你可以使用任何一种邮件的客户端,以任何一种方式去查看你的邮件。这个世界上的电子邮件客户端不下千种,他们都以不同的方式去满足了不同需求的人群。

而 IM 呢?它的客户端必然是有限的类型,它对特定人群而言满足的需求并不能满足其它人,从来就没有一种单一的东西能适合所有人。如果一种通讯方式具有某个私有的不公开的界面/接口/协议,那么它就绝不可能让世界上所有人同时满意——这句话也适合任何程序。

所以,要说邮件的优势是什么?公开的,统一的通信协议。

赖勇浩:

前面的家伙们真啰嗦。 说个指导思想:对于工作中的交流,一定要留下记录,这些记录需要“可搜索、不可否认”。 对于“不可否认”这一点,IM 可以滚粗了,带签名的邮件才是王道。 所以工作中的信条:要事邮件,急事电话,屁事儿用 IM。

罗璞:

处理即时通讯工具的消息需要:

预处理信息

把现有工作压栈

重新读取 IM 的数据和指令到缓存

执行运算

输出结果

等待对方的执行结果

——如有必要的话,重新回到读取数据和指令到缓存步骤

中断的工作出栈

处理电子邮件需要:

在空闲的时候读取数据和指令

执行指令

输出结果

很明显,电子邮件指令少了压栈、出栈和等待反馈三个最费时和费存储器的阶段。

可见电子邮件确实是比 IM 工具效率高、简单。

龚博致:

除了大家提到的“延时性”、客户端随意性什么的问题以外,深度使用的时候这两种产品,从他满足的使用场景上就是有很明确的区别:

1.转发/抄送

即时通信工具起源于点对点,群组功能大都是割裂的,以qq为例,你跟人聊事情,聊了一半要其它人协助,就得把人拉进来多人会话,等他确定,还要把事情重新说一次,回头找聊天记录还难;或者放到群里喊一堆人七嘴八舌。

而邮件是完整的解决了这个问题,别人找你办事,不归你管的直接转给别人,补上两句话;归你管的处理完了,抄送老板。这就是一个杀手级的应用——别的产品彻底办不到,或者不愿意办。

2.内网跨系统协同

同样是起源问题。企业IM到近年才较为受重视,之前都是互联网的通用产品。企业用户会需要为自己公司内部维护一套“关系”,成本高不说,安全性没保证,也没人保证同步。

而邮件服务早早的进入企业,每个企业都自建邮箱,可以自己维护邮件组,推送信息,还有exchange的全球通讯录帮你查询人员,还可以整合日历,和其它内部系统对接。相当于是有人帮你保持一套“社交网络”,把你网在里面。所以企业内部的沟通,邮件服务还是被认为“正式”的,比即时通信“可靠”

王传正:

使用邮箱,可以免受打扰,中断思路,特别是工作时,这就是为什么很多人qq隐身的原因。而且回复邮件时,有充分时间思考,对话质量更高。

宋洋宇:

效率问题。比如你在干活,别人用QQ和你说话,别人是一边打字一边想;这样的话你不得不经常分散精力到聊天框,于是你的思路会经常被打断,效率很低。

而如果用Email的话,别人就需要思考如何用一封Email来描述清楚是他要表达的事情,你也可以扫一下就明白对方要说什么东西/遇到了什么问题。

袋鼠:

1.使用邮件交流节约自己的时间也节约别人的时间:工作的时候,频繁被IM打断,效率是很低的。

2.正规点的企业里,一般邮件、IM和电话的沟通方式都有,选择什么方式与人沟通要视情况而定。

3.另外在遇到吵架扯皮的时候,邮件比起IM的优势不是一点半点。。。

张霖宙:

电子邮件效率更高,而且其作为一种书面性的沟通方式,是具有法律效力的。像我这一代属于qq党,但是要是和别人沟通科研问题或者进行有关项目的讨论,一般都还是邮件。你想要什么,你要干什么,困难是什么,写出来,一目了然。我的意见是什么,改进方案是什么,都非常明白。IM还得打招呼,客套,很麻烦的。

另外发邮件有个重要的抄送功能,我觉得这是电子邮件比IM的一个巨大优势。

李琦:

1.由于即时通信的随意性,人们容易在说话之前不经过大脑,如果你真的用MSN/QQ和别人讨论过一件严肃又复杂的工作,你会发现双方说得牛头不对马嘴,纯粹是浪费时间。而写邮件时,你会更严肃的对待,更深思熟虑一些。

2.邮件可以留下证据。比如你发邮件请某人配合一项工作,对方回复同意了,到时间却忘记或反悔,你就可以把当初沟通的邮件找出来转发给对方并抄送对方的上司,证明是对方错了。如果你是用即时通信沟通的,虽然也可找出对话记录,但更麻烦且不正式。

叶逸峥:

想象以下在平时用手机短信聊天的场景。多少次一句话没说完,就断了。因为别人开始了一个全新的话题,qq 也是这样。在那个飞信盛行的年代。短信聊天几乎没怎么说过一句完整的话。

麻烦再想象一下,当你的朋友失恋,辍学,乃至于碰到任何的变故的时候,因为不敢启齿,只好用短信的方式与你交谈。会发一条很长很长的短信。你会耐心的劝导他,然后回给他一条很长很长的短信。这个是因为你们的交流没对方打断,思路没有收到影响,更没有为了迁就别人而改变自己的言语。

这就是电邮的好处,完完整整的回答一个问题,完完整整的阐述你的观点。没有字符限制,不象短信。长了还会被分为两段,甚至是说一段被吃了。。。。

还有一个就是说,短信可能说不小心就删掉了。但电邮不会,因为有服务器,你只可能把本地的给删掉了。所以这个是另一个好处。

版权信息:全文转载自蓝冰的代码果子,仅作少许改动。作者蓝冰是以一个主机客服的口吻写下这篇文章的。其中引用到的知乎的回答的著作权属各自作者所有。

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39 条评论

  1. 怪不得FTY(Tianyume)喜欢用邮件联系。。。

    1. tianyume tianyume

      把我的名字暴露了 =。=

    2. 其实我也不太喜欢用QQ,尤其我排斥同学……

  2. 同意,最反感在QQ上为了解决一个问题还扯这扯那的..

    1. 我最近在练习把话说得简练。

      1. 近习言简

        1. 喂喂,生硬的文言文式就算了。我写一篇文言文有谁会看呢,我跟别人聊天用文言文会遭鄙的。

          1. 最近不是很流行请允悲、十动然警之类的吗= =

  3. 其实确实,真正要谈业务上的事情用Email是最好的方法。
    但是QQ和Tel的好处在于快捷,如果一点小事要发送一封电邮给对方那岂不是太麻烦了?

    1. 我觉得不麻烦:我的邮箱是一直“挂着的”。我很乐意跟人用邮件联系。

      1. 嗯。那也比较倾向于经常使用邮箱的人

        1. 是的,但实际上我更多地使用 IM。“倾向于”被你们给毁了啦……

  4. 我喜欢IM的原因是:

    我可以看到对方在不在线,这有利于我能更快的解决事情; 使用IM,双方沟通的速度较快,可以很快解决事情;而邮件呢,我需要等。 也正是因为沟通速度快的原因,我可以一个问题一个问题,而且可以提问没有准备的问题。在邮件里,我要怎么?我需要猜想对方的回答,分情况地写下问题,那是一件痛苦的事情。

    综上所言,我喜欢IM,很少使用邮件。

    1. 王超你就不算谈业务了= =

    2. 一定程度上,这固然是 IM 的好处;但按原序号补充如下:
      1.在线不一定能回,被忽略的可能性也不小,尤其是当许多群的消息在闪烁时;
      2.IM 只是回复速度快,但不见得回复是有用的:由于效率问题,解决不小的问题时,可能耗费更长时间;
      3.并不是一定要“猜想对方的回答,分情况地写下问题”,多数情况简明扼要地描述问题就行了。
      实际上用 IM 还是电子邮件,很大程度上取决于个人喜好偏向,而身份(工作问题)是影响个人喜好偏向的一个主要因素。等你做了什么客服了,还会这样想吗?

      1. 分析得很有道理。(尽管我不会做客服= =)
        准确的来说,我只是喜欢像新闻记者提问一样来做工作。每个人的工作模式不同。

  5. Wis Wis

    正事用邮件,其它都用QQ/微信什么的搞定

    1. 正事?嗯,正事是什么?

      1. Wis Wis

        例如發文檔什麼的

        1. 突然就變繁體字了,哦,我知道你在幹什麼了。

  6. 博客的主题不错啊,很简约,看起来好舒服

  7. 要看情况的。

    1. 要看情况的事情真多,我还是把自己变为电脑执行 if 语句好了。

      1. if {shansing = EmailUser}
        Return {"shansing = IMUser"}
        else {shansing = IMUser}

        哇靠我发明的简洁清晰易懂的语言

  8. ...当然你说的没错,但是很多事情需要立即处理的时候电话就是必不可少的了,例如导员需要让我去他办公室等...

    1. ……当然你说的也没错

  9. 用邮件的好处还是很多的。。。。

  10. Q都是隐身的 除非有公事才回一下

    1. 虽然我不喜欢隐身,但是我真的想隐身。。。

  11. 我也很希望未来能够以email通讯为主,话说我看到动漫上那些用刚手机发email真的好酷..

    1. 话说我看到柯南用百度找凶手真酷

  12. 我也比较赞成用mail办事情。QQ容易让我分心。

    需要即时 通信的话 可以 直接电话 短信。

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